94230 Cachan
France

Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service :

Le service de formation continue de l'IUT de Cachan remplit trois missions principales.

Tout d'abord, il est chargé de concevoir et de mettre en œuvre une offre de formation adaptée aux besoins des professionnels et des entreprises. Cela implique de développer des programmes de formation continue, des diplômes d'université, des certifications et des parcours qualifiants dans divers domaines. Le service doit également assurer l'ingénierie pédagogique de ces formations, en collaboration avec les enseignants·es, enseignants·es-chercheurs·es et les intervenants·es professionnels·les.

Ensuite, le service de formation continue a pour mission d'accompagner les individus dans leurs projets de formation et développement des compétences. Il propose des services de conseil et d'orientation, aide à la construction de parcours personnalisés, et facilite l'accès aux dispositifs de financement comme le CPE ou la VAE. Le service assure également le suivi administratif et pédagogique des stagiaires tout au long de leur formation.

Enfin, le service de formation continue joue un rôle d'interface entre l'université et le monde socio-économique. Il développe des partenariats avec les entreprises, les collectivités et les organismes professionnels pour répondre à leur besoins en formation. Il assure également la promotion de l'offre de formation continue de l'université, gère les aspects commerciaux et financiers, et veille à la qualité des formations dispensées.

Missions principales de l'agent·e / positionnement hiérarchique :

Gestion administratif

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique du service de formation continue
  • Gérer le courrier entrant et sortant du service
  • Tenir à jour les dossiers administratifs des stagiaires et des formateurs
  • Effectuer la saisie et le classement des documents administratifs
  • Mettre à jour les bases de données du service, en particulier la base Entreprise

Suivi des formations

  • Préparer les documents nécessaires aux formations (conventions, feuilles d'émargement, etc.) via les outils appropriés
  • Assurer le suivi des inscriptions aux formations
  • Établir les plannings des sessions de formation
  • Réserver les salles et le matériel pédagogique
  • préparer les supports de cours et les distribuer aux participants·es

Gestion financière

  • Établir les devis liés aux formations
  • Suivre les paiements et les impayés
  • Tenir à jour les tableaux de bord financier du service
  • Préparer les éléments nécessaires à la facturation

Relations avec les partenaires

  • Assurer la liaison entre les stagiaires, les formateurs et l'administration, ainsi qu'avec tous les autres services de l'IUT et de l'université
  • Répondre aux demandes d'information des participants·es et des organismes financeurs
  • Transmettre les informations pertinentes aux différents interloculeurs·trices du service

Appui logistique

  • Préparer les salles de formation et s'assurer de leur bon état
  • Veiller au bon fonctionnement du matériel pédagogique

Participation à la qualité du service

  • Contribuer à la mise à jour des procédures administratives du service
  • Participer à la collecte des des données pour les bilans d'activité
  • Aide à la préparation des documents nécessaires aux audits qualité (comme la certification Qualiopi)

Profil recherché

Pour un poste d'un·e agent·e chargé·e de l'accueil et de la gestion administrative à l'IUT, les compétences attendues peuvent êtres divisées en deux catégories : les connaissances et les savoir-faire.

Connaissances

  • Techniques de rédaction administrative
  • Applications informatiques professionnelles et bureautique courante; la connaissance et l'utilisation courante du logiciel Yparéo est un atout pour la candidature
  • Très bonne maitrise du français (orthographe, grammaire)
  • Organisation et organigramme de l'IUT
  • Directives et procédures d'instruction des dossiers

Savoir-faire

  • Maitrise des techniques de communication et d'accueil
  • Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
  • Organisation, rigueur et méthode
  • Utilisation des outils bureautique et des logiciels spécifiques
  • Renseignements et orientation du public
  • Gestion et affichage d'informations
  • Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
  • Utilisation du standard téléphonique, des annuaires et d'internet
  • Mise en œuvre des procédures de transmission des demandes
  • Techniques de régulation des flux visiteurs

De plus, des qualités personnelles sont également attendues, telles que la discrétion, la patience, le sérieux, l'efficacité et la ponctualité sens de la diplomatie. La polyvalence est également appréciée, car l'agent·e peut être amené·e à exercer diverses fonctions au sein de l'IUT, comme l'accueil, le secrétariat ou la gestion administrative.