92120 MONTROUGE
France

Contrat à Durée Indéterminée

Entreprise

Aux portes de Paris, Montrouge, territoire historique d’Ile-de-France, bénéficie d’un emplacement privilégié dans le département des Hauts-de-Seine et d’un accès facilité par les transports en commun (métro 4 et 13, Tramway T3 et T6, plusieurs ligne de bus, et de stations de Vélib). La municipalité et ses 1 000 agents mettent à la disposition de ses presque 50 000 habitants toutes leurs compétences afin de répondre au fort développement humain du territoire

La Ville a pour ambition de travailler sur l’excellence de la qualité des services et des espaces publics. Dans cet objectif, elle porte notamment ses efforts sur les nouvelles mobilités, ainsi que le partage adoucit et le verdissement affirmé des espaces. Elle promeut et favorise l’adaptation constante des services à l’évolution des modes de vie et des usages.

C'est dans ce contexte que la ville recrute :

Un secrétaire administratif  H/F (cadre d'emploi des adjoints administratifs ) pour son pôle ressources de la Direction Générale Adjointe de l'Aménagement Urbain et de la Transition Ecologique

Poste

Intégration dans l’équipe pour différentes tâches administratives

Travaille en binôme avec l’autre agent et participe à la gestion de tâches de la responsable du pôle adm.

Missions essentiellement de gestion administrative et de secrétariat

Mise en forme de courriers à partir de modèles, rédaction de courriers simple, bordereaux de notification,

Accueil public et standard téléphonique des directions ST

  • Suivi de dossiers requérant une gestion administrative : création du dossier, enregistrement des pièces attachées, génération de courriers, mise en parapheur, envoi des pièces, mise à jour du tableau de suivi, transmission des éléments de paiement à la DFin

Ex : demande de déménagement, demande de la subvention VAE, enregistrement des dossiers liés aux réclamations FPS (amende stationnement) et génération de documents afférents au traitement des dossiers  

  • Utilisation des logiciels MAARCH et AIRDELIB
  • Secrétariat divers
  • Secrétariat : Réception, traitement et diffusion d’informations, suivi des parapheurs, Organisation et planification de réunions, Filtrage téléphonique ; Tri, classement et archivage, Photocopies et scans
  • Mise Assistance administrative pour diverses tâches en lien avec les directions opérationnelles : Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (frappe de notes, de rapports et de comptes rendus de réunions, etc…. )

Profil recherché

Compétences générales :

Autonomie : les missions sont exécutées selon les directives fixées quotidiennement par le Responsable. Elles sont contrôlées régulièrement.

☑les missions principales sont exécutées en fonction des priorités estimées par l'agent et font l'objet d'un point régulier avec le Responsable. L'agent prend des initiatives dans la mise en œuvre de ses missions.

☑Ses missions sont exécutées de manière autonome, le Supérieur conseille et valide. Les propositions et initiatives sont attendues à ce poste.

Expérience en collectivité locale dans un service à périmètre large est fortement recommandée, goût pour le secrétariat, accueil public (par tél essentiellement))

Quelques indicateurs sur la spécificité du poste et le profil recherché

  • Polyvalence dans la gestion des dossiers
  • Capacité à suivre des dossiers aves des actions à des temporalités distinctes
  • Capacité à aborder des sujets différents les uns des autres
  • Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence, savoir gérer une demande urgente
  • Agent participant à la dynamique d’amélioration continue du fonctionnement de la Direction, esprit constructif, appétence pour le travail en équipe en transversalité.

Les connaissances techniques :

A l’aise avec les outils bureautiques : bonne maîtrise de Word et base de secrétariat

Maîtrise de l’informatique : bonne maîtrise d’Excel, aisance ou capacité à s’approprier l’utilisation des  logiciels métiers  (MAARCH,  Airdélib

Savoirs-êtres :

  • Qualités relationnelles et empathie
  • Aptitude au travail d’équipe, travail en transversalité
  • Qualité d’adaptation (savoir adapter sa méthode de travail face aux besoins exprimés)
  • Savoir communiquer avec les différents interlocuteurs, internes et externes à la collectivité, s’exprimer intelligiblement
  • Maîtrise les bases de la rédaction administrative et d’analyse
  • Aptitude à faire le lien entre plusieurs données
  • Discrétion professionnelle
  • Ecoute et patience
  • Être rigoureux, précis et organisé dans son travail, respect des procédures

 

BAC minimum - profils junior (si les préalables de compétences sont remplis), intermédiaire et confirmé acceptés

Lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30

  • Vous bénéficierez au sein de notre collectivité : remboursement Pass Navigo 50% ou forfait mobilité durable, prime annuelle versée en 2 fois, restaurant interentreprises, CNAS, mutuelle et prévoyance (non obligatoire) aide à la préparation aux concours et l'accès à la formation tout au long de la carrière.

 

       Le calendrier

  • Date de diffusion : 9 novembre 2022
  • Candidature : Ouvert – du 9 novembre 2022 au 9 janvier 2023
  • Ouverture : Titulaire (adjoint administratif), à défaut Contractuel
  • Prise de poste : 1er janvier 2023 si possible
  • Les modalités de candidature : CV accompagné d’une lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire – candidature via le site de la ville ou par voie postale adressée à Monsieur Le Maire, 43 avenue de la République - 92121 Montrouge Cedex

 

  • Les modalités d’entretiens :
  • Pré-sélection téléphonique par un recruteur RH
  • Un entretien en présence du recruteur RH de la Directrice du Pôle ressources et du Pôle secrétariat 

 

  • Les modalités d’accès :
  • Une demande d’extrait de casier judiciaire sera réalisée par la collectivité ainsi qu’une visite d’aptitude à l’embauche