Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l'université Paris-Saclay est l'une des 6 facultés de médecine d'Ile de France. Elle forme des étudiants/étudiantes au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l'avancée sur la connaissance au service des patients.
La Faculté de médecine compte :
- 7000 étudiants/étudiantes
- 300 enseignants-chercheurs/enseignantes-chercheuses
- 200 personnels BIATSS
Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs MASTERS, 3 Écoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d'enseignement par simulation.
Ses hôpitaux de rattachement sont :
- L'hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)
- L'hôpital Paul Brousse (Villejuif) -
- L'hôpital Antoine Béclère (Clamart)
- Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)
Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX...
Missions principales de l’agent·e :
Pour la fonction d’assistant·e de formation – pédagogique :
- Suivi et gestion des candidatures pour les formations qui lui sont attribuées (portefeuille : 2 DU/DIU)
- Suivi administratif des actions de formation (inscriptions Apogée et Web)
- Suivi et accompagnement des apprenants
- Élaboration, suivi, mise à jour des dossiers concernant les formations et les apprenants
- Suivi logistique des actions de formation
1/ Suivi administratif des actions de formation
- Production des documents liés à l'action de formation en lien avec le service de formation continue de la Faculté
- Saisie d'informations concernant les formations et les stagiaires dans des bases de données et logiciels permettant d'assurer la gestion administrative des formations
- Suivi des candidatures Web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions Web (laprimo et Apov en lien avec Apogée)
- Suivi des apprenants/apprenantes (absences, évaluations)
- Information des différente·s interlocuteurs·trices en cas de modifications (planning, cours, logistique, ...)
- Vérification et édition des différents documents en lien avec la gestion des actions de formation
- Suivi des heures d'enseignement réalisées par les enseignants/enseignantes
- Suivi et mise à jour de procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation
- Récupération, auprès des intervenants/intervenantes, et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée eCampus -recherche d'informations (données financières, réglementaires, administratives, pédagogiques) concernant les formations et les apprenants, suivi et mise à jour des process.
2/ Organisation et logistique des actions de formation
- Diffusion d'informations et communication sur les actions formation en amont
- Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents)
- Vérification de la présence des apprenants/apprenantes et des enseignants/enseignantes
- Suivi du planning des formations
- Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard
- Gestion en cas d’incidents majeurs : absence de formateurs·trices, (indisponibilité des salles de formation ou de matériel) et suivi de la résolution de l'incident
3/ Gestion et coordination des informations liées aux actions de formation
- Gestion et suivi du courrier et des malls
- Diffusion et transmission des informations au responsable de la formation, à l'équipe pédagogique, aux service supports (reporting)
4/ Diffusion, information et communication des actions de formation
- Aide auprès de la gestionnaire formation pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC
- Création et mise en place des liens pour les cours en ligne
5/ Suivi de la scolarité des apprenants
- Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation
- Accueil des apprenants/apprenantes
- Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants/apprenantes
- Informations des apprenants/apprenantes
- Identification des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants/apprenantes
- Traitement des difficultés rencontrées par les apprenants/apprenantes (par exemple : transmission d'information aux interlocuteurs concernés)
- Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens
- Gérer les résultats des examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes
