Mission du service / positionnement hiérarchique : Service financier des services centraux
Le service financier mutualisé est chargé de la gestion financière et comptable des services centraux de l’université.
Il assiste les directions dans l’élaboration budgétaire (dialogue technique, recensement des besoins, saisie des budgets) et dans son exécution tant en dépenses qu’en recettes : bons de commandes, certification des services faits, liquidation des recettes, suivi des conventions…
Il a pour mission de veiller au respect des règles relatives à l’exécution de la dépense publique et notamment la conformité de la dépense aux supports juridiques, l’engagement préalable ou concomitant…
Il assure un suivi de l’exécution en lien avec les directions, l’agence comptable et les partenaires externes. Il élabore des tableaux de bords.
Activités principales de l’agent·e :
Placé·e sous l’autorité hiérarchique du Responsable de Service Financier Mutualisé des Services Centraux, le coordinateur dépenses au sein du pôle dépenses assure la préparation, le suivi et la coordination des dossiers confiés en collaboration étroite avec les directions des services centraux, les services relevant de la DAF, l’Agence Comptable et les partenaires externes.
Gestion des procédures budgétaires
- Participer à la préparation du Budget initial et les Budgets Rectificatifs des services centraux
- Assurer le suivi de l’exécution des budgets
- Consigner et diffuser les procédures applicables dans le domaine budgétaire et financier
Gestion des dépenses
- Suivi des propositions de commandes émises par les directions des services centraux et saisie dans SIFAC
- Suivi et préparation des liquidations directes demandées par les directions pour mises en paiement par l’agence comptable
- Suivi régulier et mensuel de la situation budgétaire des CF : crédits engagés et bons non soldés, des écarts EM/EF et suivi des factures payées et facture finale
- Traitement des demandes d’ordres de missions émises par les directions (Saisie de l’OM dans SIFAC, réception des justificatifs et traitement du remboursement des missionnaires)
- Saisir et mettre à jour des bases de données à la gestion (administrative, financière …)
- Suivi des dossiers et relance des interlocuteurs·trices internes ou externes concernés·es
- Classer et archiver les documents et informations
- Gestion de l’inventaire physique et des immobilisations (rassembler les documents concernant les fiches d’inventaires) et procéder aux contrôles des éléments renseignés
- Gestion des réimputations
Gestion du contrôle qualité budgétaire
- En collaboration étroite avec les directions des services centraux
- Suivi des fichiers envoyés par le pôle SIFAC
Gestion du suivi des marchés
- En lien avec le service des marchés assurer le suivi des marchés
- Participer aux réunions du service des marchés
Conseil et assistance
- Assurer le rôle de référent·e auprès des directions des services centraux en matière de dépenses et des agents du SFM.
- Assurer le rôle de référent·e auprès de l’agence comptable
- Assurer le rôle d’interlocuteur·trice auprès des partenaires extérieurs pour la gestion des dépenses.
- Élaboration de tableaux de bord
Veille réglementaire
- S’informer, transmettre et suivre l’évolution de la réglementation dans le domaine financier et comptable
- Participer à l’élaboration et mises à jour des notes et des procédures
