92120 MONTROUGE
France

Statutaire

Entreprise

Aux portes de Paris, Montrouge, territoire historique d’Ile-de-France, bénéficie d’un emplacement privilégié dans le département des Hauts-de-Seine et d’un accès facilité par les transports en commun (métro 4 et 13, Tramway T3 et T6, plusieurs ligne de bus, et de stations de Vélib). La municipalité et ses 1 000 agents mettent à la disposition de ses presque 50 000 habitants toutes leurs compétences afin de répondre au fort développement humain du territoire

La Ville a pour ambition de travailler sur l’excellence de la qualité des services et des espaces publics. Dans cet objectif, elle porte notamment ses efforts sur les nouvelles mobilités, ainsi que le partage adoucit et le verdissement affirmé des espaces. Elle promeut et favorise l’adaptation constante des services à l’évolution des modes de vie et des usages.

C'est dans ce contexte que la ville recrute pour sa Direction générale de l'aménagement urbain et de la transition écologique : son/ sa assistant (e ) de gestion administrative (H/F)

Poste

L'assistant administratif devra contribuer à l'organisation de la cellule administrative du pôle ressources et assurer la gestion de diverses tâches administratives et de gestion de courrier pour la direction générale adjointe aménagement urbain et transition écologique.

  • Gère le courrier de la Direction : diffusion, gestion des délais de réponse, gestion des parapheurs, tableaux de bord de suivi,
  • Développe et organise la gestion dématérialisée du courrier dans les directions via l’application Maarch,
  • Rédige des réponses aux administrés et autres interlocuteurs en s’attachant à obtenir les éléments techniques auprès des différents interlocuteurs, directions techniques, direction générale et élus selon la nature de la réclamation,
  • Assure l’interface avec le délégataire du stationnement payant des demandes de contestation des FPS soumises à la Commission Communale du Stationnement Payant, effectue un suivi des dossiers et le cas échéant apporte une réponse aux demandeurs
  • Rédige les rapports de délibération soumis en conseil municipal en lien avec les directions opérationnelles, assure l’interface avec le service des assemblées, préparation des délibérations et intégration des documents dans le logiciel métier dédié
  • Apporte une assistance administrative à la gestion des dossiers liés à l’exécution des marchés publics
  • Rédaction d’arrêtés de stationnement et permissions de voirie en lien avec la direction opérationnelle –suivi des encaissements via le logiciel métier
  • Suivi des tâches des 2 secrétaires administratives et accompagnement, relai sur leurs tâches
  • Gestion administrative de dossiers en interaction avec les directions opérationnelle

 

  • Rédaction de compte rendu de réunions ou synthèse de documents
  • Tâches diverses de secrétariat (gestion de tableaux de suivi, saisie de données…)
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service

 

Profil recherché

Titulaire d'un Baccalauréat voir Licence AES

Compétences :

  • Savoir
    • Forte maîtrise rédactionnelle : Savoir rédiger des courriers, notes pouvant revêtir une sensibilité politique en faisant appel à des données techniques
    • Savoir rechercher des informations auprès des bons interlocuteurs
    • Savoir gérer des dossiers avec des temporalités différentes
    • Appétence pour la polyvalence des tâches
    • Savoir gérer des dossiers faisant appel à des compétences multiples (notions budgétaires, marches publics)
    • Savoir écouter, accompagner
    • Savoir faire passer des messages
    • Savoir rendre compte
    • Savoir respecter des délais et échéances
    • Savoir définir les priorités et s’organiser
    • Savoir travailler en transversalité

 

  • Savoir faire
    • Maîtrise de l’outil informatique, Word et Excel
    • Maîtrise du logiciel courrier Maarch est un plus, aisance ou capacité à s'approprier facilement un logiciel métier
    • Connaissance du fonctionnement d’une collectivité
    • connaissance des fondamentaux marchés publics

 

  • Savoir être
    • autonomie
    • travail en équipe et dans la transversalité
    • prise d’initiative
    • capacité d’adaptation
    • qualité relationnel
    • gestion des conflits

Esprit constructif, appétence pour le travail en équipe en transversalité, autonome dans le travail, prise d'initiative

Les spécificités liées au poste : Jours et  horaires de travail  : Lundi- vendredi

37h30 hebdomadaires - 

CALENDRIER ET MODALITES DE RECRUTEMENT

  • Date de diffusion : 19 septembre 2024
  • Candidature : du 19 septembre au 2 novembre 2024
  • Ouverture : Titulaire / Contractuel accepté (e) - filière administrative, rédacteur (catégorie B)
  • Prise de poste : aussi vite que possible - et/ou selon les délais de préavis

Vous bénéficierez au sein de notre collectivité : remboursement Pass Navigo 75% ou forfait mobilité durable, rémunération statutaire et indemnitaire  selon expérience, prime annuelle, CNAS, mutuelle et prévoyance (non obligatoire) aide à la préparation aux concours et l'accès à la formation tout au long de la carrière.

Les modalités de candidature : CV accompagné d’une lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire de préférence en ligne via le site internet de la Ville