Mission principale :
Assurer le relais administratif entre la Direction Générale et les services internes, tout en supervisant l’équipe des chauffeurs, le parc automobile, la propreté et la maintenance des locaux, ainsi que la bonne organisation des événements internes et externes de l’entreprise et les relations avec les prestataires de services.
L’objectif est d’assurer la fluidité opérationnelle, la qualité du cadre de travail et la cohésion du personnel.
Principales responsabilités :
Gestion du secrétariat, de la communication et de l’accueil
A. Gestion du secrétariat et de l’administration
- Assurer le secrétariat général de la Direction Générale (agenda, courriers, classement, archivage GED).
- Rédiger, enregistrer et diffuser les notes, correspondances et comptes rendus.
- Organiser les réunions, formations et séminaires.
- Veiller à la bonne circulation de l’information entre la Direction Générale et les différents services.
- Être force de proposition pour l’amélioration continue des processus administratifs.
B. Communication interne
- Rédiger et diffuser les notes de service et annonces RH.
- Maintenir les supports de communication internes à jour.
- Favoriser la cohésion et la motivation du personnel par une communication claire et bienveillante.
- Participer à la mise en œuvre des actions de communication interne (affichage, mails, supports visuels, etc.).
- Gérer les cadeaux clients.
C. Communication externe
- Assurer l’interface entre la Direction Générale et les interlocuteurs externes (clients, partenaires, prestataires, administrations).
- Rédiger et suivre les courriers, demandes et documents officiels externes.
- Garantir une image professionnelle et cohérente de l’entreprise dans toutes les communications.
D. Accueil et réception
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et prestataires avec professionnalisme ;
- Veiller à la qualité de l’expérience d’accueil.
E. Organisation des événements internes et externes
- Planifier, organiser et coordonner les événements internes (arbre de Noël, journées du personnel, team building, formations...) ;
- Gérer la logistique, les prestataires et les budgets afférents ;
- Évaluer le déroulement et l’impact des événements pour amélioration continue.
Gestion des Fournitures et des Moyens Généraux
- Identifier les besoins des services en fournitures, équipements et consommables.
- Lancer et suivre les commandes, vérifier la conformité des livraisons.
- Tenir le stock à jour et assurer la traçabilité complète des entrées et sorties.
- Contrôler les prestations des fournisseurs et prestataires généraux (entretien, sécurité, électricité, plomberie, climatisation, etc.).
- Veiller au bon fonctionnement des équipements, à la propreté des locaux et à la qualité de service sur les différents sites
- Participer à la recherche de solutions pour optimiser les coûts et améliorer les conditions de travail.
Gestion du parc automobile et encadrement des chauffeurs
- Superviser et encadrer les chauffeurs (discipline, ponctualité, présentation).
- Superviser le planning, les affectations et le suivi des chauffeurs.
- Planifier et suivre les tournées locales et interurbaines.
- Garantir la bonne exécution des missions (livraisons, transferts, collectes, dépôts).
- Assurer la conformité du parc automobile (entretiens, sinistres, visites techniques, assurances, suivi du tracking et consommations).
- Garantir le respect des procédures et des consignes de sécurité routière.
- Gérer les imprévus ou urgences liés aux déplacements.
- Produire les rapports périodiques de suivi et tableaux de bord.
- Gérer le suivi des sinistres.
Propreté, hygiène et maintenance des locaux
- Superviser le personnel et les prestataires de nettoyage.
- Veiller à la propreté quotidienne des locaux, bureaux et espaces communs.
- Contrôler la disponibilité et le bon usage des produits d’entretien.
- Planifier les opérations de maintenance préventive et curative.
- Assurer un environnement de travail sain, sûr et agréable pour tous.
Exigences HSE
- Etre exemplaire en matière de respect et application des règles et procédures HSE.
- Assurer un rôle de relais en matière de politique HSE au niveau de son service.
- Garantir le respect des règles et procédures HSE au niveau de son service et en cas de dérives, prendre les dispositions nécessaires.
- Veiller à la protection de l’intégrité des biens et des personnes de son service.
