Environnement et contexte de travail :
L’organisation en Graduate schools (GS) et instituts est l’un des outils transformants de l’Université Paris-Saclay. L’objectif est de mettre en place des ensembles coordonnés de mentions de masters, de programmes de formation, d’écoles doctorales et d’actions de recherche, et ce en transversalité entre les différents partenaires (composantes, établissements-composantes, universités membres-associées et ONR-OR partenaires) qui sont les opérateurs des différentes missions. Les GS
constituent des plateformes communes, chacune sous une identité lisible par les étudiants et les milieux professionnels, académiques et entreprises, en France et à l’international.
Missions du service :
Le fonctionnement des GS repose sur :
- Un conseil de la GS avec des élus et des membres nommés
- Un·e directeur·trice et une équipe de direction
- Un coordinateur, composante ou établissement-composante ou université membre-associée, mettant à disposition des moyens pour en assurer le fonctionnement
La recherche de l’Université Paris-Saclay se réalise aussi à travers des structures interdisciplinaires (objets interdisciplinaire, OI) qui ont pour objectifs de fédérer et mobiliser les équipes de recherche autour de problématiques scientifiques et sociétales clairement identifiées. Les OI portent ainsi des actions de recherche, de formation et d’innovation interdisciplinaires et donc sont des actions aux service de plusieurs Graduate School.
Dans ce cadre, les Graduate Schools et les Objets Interdisciplinaires se coordonnent, notamment autour des actions de formation, et ce sont les Graduate Schools qui viennent en support administratifs aux OI.
Activités principales de l’agent·e :
L’assistant·e de direction de GS intervient en appui du/de la Directeur·trice et de l’équipe de direction pour un soutien au pilotage (gestion et administration) et à la communication de la GS.
L’assistant·e de direction de l’OI intervient en appui du/de la Directeur·trice pour un soutien au pilotage (gestion et administration) et à la communication de l’OI.
Il/Elle est amené·e à se déplacer sur les différents sites de l’Université Paris-Saclay où s’opèrent les activités de recherche et de formation de la GS.
L’assistant·e de direction sera sous la responsabilité de la Manager des Formations et de la Recherche de la GS.
Missions
L’assistante de direction de la GS « Géosciences, Climat, Environnement, Planètes » (https://www.universite-paris-saclay.fr/graduate-schools/graduate-school-geosciences-climat-environnement-planetes) et de l’OI « Centre Paris-Saclay des Sciences Spatiales (CPS3) « (https://www.universite-paris-saclay.fr/objets-interdisciplinaires/centre-paris-saclay-des-sciences-spatiales-cps3) a pour missions principales, dans cette période de construction des GS et des OIs, de prendre en charge :
- L’appui à l’organisation générale du pilotage de la GS
- La gestion financière et administrative de la GS et de l’OI
- L’appui administratif à l’OI « Centre Paris-Saclay des Sciences Spatiales » (OI CPS3)
- La gestion financière de l’OI CPS3
- L’appui à la communication avec la prise en charge de l’événementiel de la GS et de l’OI, en coordination avec l’ensemble des parties prenantes
Ces missions seront amenées à évoluer au fur et à mesure des besoins qui se dégageront.
Activités liées au pilotage de la GS
- Organiser et assister les réunions du conseil de la GS et des comités associés ; élaborer les relevés de décision
- En lien avec les directions centrales de l’UPSaclay, s’assurer de la mise en place dans les délais impartis, de la qualité et de la conservation de l’ensemble des documents juridiques permettant d’asseoir le fonctionnement de la GS
- Organiser des déplacements de l’équipe de direction de la GS, ainsi que ceux des membres du Conseil de la GS, en lien avec les actions portées par celle-ci.
- Suivre l’exécution du budget et participer à sa préparation
- Contribuer à l’amélioration continue des processus proposés
Activités liées à la gestion de l’OI CPS3
- Aider à l’organisation des évènements de l’OI en lien avec la direction de l’OI
- Organiser et assister les réunions de l’OI et des comités associés ; élaborer les relevés de décision
- Apporter une aide au pilotage des appels à projets portés par l’OI : rédaction des lettres de cadrage, transmission et émission des résultats
- Suivre l’exécution du budget (demande de devis et validation des commandes) et participer à la préparation du budget initial
Activités liées à la communication de la GS et de l’OI
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les membres de la GS et de l’OI, avec les instances de l’Université Paris-Saclay et avec les partenaires extérieurs
- Assurer l’organisation logistique des actions d’animation de la recherche et de la formation propres à la GS, en veillant à leur bonne complémentarité avec les actions initialisées par les partenaires
- Mettre en place des actions de communication en interne et en externe
- Participation aux salons et Journées Portes Ouvertes/Poursuite d’étude organisées par l’Université Paris-Saclay
- Mettre à jour les pages web de la GS et de l’OI
