91400 Orsay
France

Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations... 

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr

Établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

 

Poste

Ce poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD/CDI).

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Service des Affaires Générales assure le soutien logistique à l’ensemble des service administratifs, d’enseignement, et de recherche du Bâtiment Henri Moissan. Il gère notamment les livraisons, les achats de l’ensemble des fonctions soutien et support des services administratifs de la Faculté, ainsi que les demandes d’évènements organisés par les associations étudiantes et les services.

L'agent est hiérarchiquement rattaché à la Responsable du service des Affaires Générales.

Missions principales :

  • Gérer les demandes de réservation de salles sur l’application Celcat
  • Travailler en transversal avec le service scolarité pour la gestion des salles et des plannings

Missions secondaires :

  • Gérer les demandes de badges de l'UFR sur l’application dédiée
  • Transmettre à la société de sécurité les autorisations d’accès en période de fermeture
  • Participer à l’activité du secrétariat mutualisé des 3 services logistiques, en l’absence de l’assistante mutualisée du service

 

Profil recherché

Connaissance, savoir :

  • Règles de gestion administrative et de secrétariat
  • Connaissance de l’environnement universitaire
  • Etre à l’aise avec les logiciels de gestion de bases de données (formations possibles)

Savoir-faire :

  • Accueillir les populations concernées
  • Suivre un dossier administratif et en conserver les pièces
  • Prioriser les tâches

Savoir-être :

  • Savoir rendre compte de son activité à sa hiérarchie
  • Organisation, rigueur
  • Réactivité
  • Discrétion, savoir gérer la confidentialité des informations et des données
  • Savoir écouter et recueillir les demandes des agents du service et des services extérieurs