91400 Orsay
France

Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission de la structure (service) d’accueil :

Au sein du Service des Études et de la Formation (SEF), le pôle « Licence et Masters Economie, Management » a en charge le suivi pédagogique et administratif de 1300 étudiants·es inscrits·es en Licence, Licence double-diplôme et Masters, depuis l’inscription pédagogique jusqu’à la délivrance du diplôme. Ce pôle a en charge le suivi des étudiants·es inscrits·es dans les diplômes d’Université (DU) adossés à la Licence, ainsi que les parcours accès « Santé » coordonnées avec d’autres composantes de l’université Paris-Saclay.

Le personnel administratif de ce pôle travaille en collaboration avec les différents pôles du SEF, les services de l’UFR Droit-Economie-Management (Faculté Jean Monnet), en particulier le service des relations avec les équipes pédagogiques (SREP), le service « Accueil et Vie de l’Étudiant » (SAVE), le département des langues, le service des relations internationales, ainsi que le corps enseignant.

Missions principales de l’agent·e : 

L’agent·e réalise tous les actes courants de gestion pédagogique et administrative des étudiants·es inscrits·es dans les 9 parcours de Licence 1 et Licence 2 « Economie et Gestion » (540 étudiants) , 2 parcours coordonnées avec le lycée Marie Curie de Versailles (CPGE), et la LDD « Economie, Mathématiques » :

  • Accueil et suivi des étudiants·es de Licence, en présentiel et par mail
  • Inscription pédagogique des étudiants·es de Licence dans l’outil de gestion « Apogée »
  • Gestion des incompatibilités dans Apogée et répartition des étudiants·es de Licence dans les groupes de travaux dirigés
  • Saisie des notes et résultats dans Apogée
  • Préparation des fichiers Apogée et procédure d’anonymisation des étudiants·es dans le logiciel « IRIS » (copies codes-barres)
  • Retour des copies anonymes, lecture optique puis procédure d’importation des notes dans Apogée depuis le logiciel « IRIS »
  • Préparation des relevés de notes et des procès-verbaux de délibération dans Apogée
  • Participation aux délibérations
  • Distribution des relevés de notes, attestations de réussite et diplômes
  • Réception et suivi des conventions de stage (Outils : Pstage)
  • Veille de l’inscription des étudiants·es de Licence sur la plateforme « e-campus »
  • Veille de l’inscription des enseignants·es responsables de cours de Licence, sur la plateforme « e-campus »
  • Soutien aux agents·es du SREP lors des périodes d’examens

L’agent·e est également le/la référent·e du site d’Orsay pour la plateforme Moodle « e-Campus », pour les parcours de Licence gérés par le pôle « Economie, Management ».

Type du contrat : CDD 3 ans

Lieu d'exercice : poste situé principalement à Orsay et occasionnellement à Sceaux

Profil recherché

Connaissance, savoir :

  • Connaissance générale de l’enseignement supérieur et de la structuration universitaire
  • Connaissance générale de l’offre de formation LMD
  • Utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Messagerie électronique…)
  • Connaissances des systèmes d’information de gestion des étudiants (Apogée ; Pstage ; e-campus)

Savoir-faire :

  • Savoir accueillir, informer et orienter les usagers·ères et les personnels·les de la structure
  • Savoir restituer et transmettre l’information
  • Trier, hiérarchiser et classer
  • Travailler en équipe
  • Gérer la confidentialité
  • Partager l’information
  • Appliquer et faire appliquer la réglementation

Savoir-être :

  • Être autonome et savoir gérer les priorités
  • Être disponible, dynamique et à l’écoute des interlocuteurs·rices
  • Être réactif·ve
  • Savoir s’adapter au changement et à l’évolution des fonctions
  • Être le relais vigilant de l’organisation des activités du site d’Orsay