Mission principale :
L’Agent de Facturation est chargé d’assurer l’établissement et l’émission de l’ensemble des factures clients dans les applications métiers de l’entreprise (SAGE, FNE, etc.), en veillant à la fiabilité des données, à la conformité des factures avec les dispositions comptables et fiscales en vigueur, ainsi qu’au respect des délais de transmission aux clients.
- Procéder aux contrôles rigoureux des cotations, pro-forma, bons de commande et bons de livraison, conformément aux barèmes et à la tarification en vigueur.
- Préparer, vérifier, et envoyer les factures dans les délais.
Les responsabilités :
1. Préparer et transmettre les factures
- Relire chaque facture avant de la valider, pour éviter les erreurs.
- Veiller à ce qu'aucune vente ou prestation ne passe entre les mailles du filet.
- Vérifier les quantités, les désignations, prix unitaires, remises, taxes et montants.
- S'assurer que tout correspond bien aux conditions commerciales discutées avec le client.
- Repasser en revue les cotations et pro-forma avant la facturation.
- Comparer les prix appliqués avec les barèmes officiels.
- Repérer et signaler la moindre anomalie avant que la facture ne soit envoyée.
- Éditer les factures dans SAGE Gestion Commerciale (SAGE GESCOM) ; la plateforme FNE de la DG.
- Transmettre toutes les factures aux clients contre décharges à transmettre à la comptabilité.
- Garder un classement et un archivage clair des factures.
- S'assurer que les factures validées partent bien vers les clients, dans les délais.
- Suivre l'envoi ou la remise auprès du Secrétariat puis des coursiers motorisés, pour ne rien laisser en suspend.
- Garder une trace de l'envoi et de la réception dans un cahier de transmission ou tout moyen électronique validé par la Direction Générale.
- Relancer les collègues concernés si une information manque pour pouvoir facturer.
2. Assurer le suivi au quotidien
- Tenir à jour les documents liés à la facturation.
- Travailler main dans la main avec l’ADV, le Commercial, la Comptabilité, le stocks , la Logistique, le Secrétariat et le recouvrement.
- Participer au rapprochement entre les données commerciales et comptables.
- Signaler vite toute erreur repérée et aider à la corriger.
- Contribuer à la préparation des états et rapports de facturation.
3. Relation et satisfaction client
- Répondre aux demandes requêtes des clients via les canaux officiels (courriers physiques, électroniques) avec l’accord de la hiérachie.
- Informer les clients sur l'état de leurs facturations.
- Traiter ou transmettre les réclamations en interne (ADV, stocks , recouvrement).
