Au sein de l’université Paris Saclay, l’IUT d’Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l’informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants répartis en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l’IUT d’Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.
L’IUT est organisé en 3 départements (chimie, informatique et mesures physiques) qui assurent eux-mêmes le suivi pédagogique de leurs formations, en lien avec le service des formations (scolarité), qui est mutualisé au niveau de l’IUT.
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Le Service des Formations et des Relations Entreprises regroupe des activités administratives et commerciales distinctes mais néanmoins complémentaires : Scolarité, Formation continue-Apprentissage-VAE-Relations entreprises- Communication sur l’offre de formation.
Le service est composé de 2 personnes chargées des inscriptions administratives, une personne missionnée sur la vie étudiante (handicap, relations internationales, association…), une chargée d’apprentissage et formation continue, ainsi qu’une chargée relations entreprises.
Afin que le pôle « formations et relations entreprises » soit en mesure de remplir ses missions et ses objectifs, les agents·es ont des activités définies mais non figées et sont sensibilisés à la polyvalence afin de permettre une continuité de service.
Le service travaille en étroite collaboration avec les 3 départements et la direction de l’IUT, ainsi que les services centraux de l’université, pour environ 1 100 étudiants par an.
Par ailleurs, l’évolution des procédures et des méthodes de travail implique une dématérialisation et une collaboration croissante via les applications dédiées. Tous les membres du service sont invités à s’emparer progressivement de ces outils numériques. Les objectifs sont de deux ordres :
- renforcer la qualité du service auprès des étudiants·es
- accompagner l’évolution de l’offre de formations
Une réflexion sur l’organisation des activités entre le service des formations et les secrétariats pédagogiques est en cours. Les missions devraient évoluer vers une gestion complète des formations confiées à la gestionnaire, de l’inscription administrative jusqu’au jury de fin d’année.
Missions principales actuelles de l’agent·e :
- Informer et orienter les étudiants depuis leur souhait d’inscription jusqu’à la diplomation
- Réaliser les inscriptions administratives des étudiants·es dans le bon parcours avec un contrôle des pièces dans Apogée jusqu’au paiement des droits d’inscription
- Délivrer les attestations d’inscriptions et les cartes d’étudiant·e
- Réaliser les transferts des étudiants·es d’une formation à une autre
- Procéder au suivi des étudiants·es boursiers avec le versement et le remboursement des frais de scolarité
- Fournir les listes de suivi par extraction dans Apogée et vérification des données
- Préparer les jurys en relation avec les enseignants·es
- Assurer l’édition et la remise des diplômes et attestations de réussite.
- Fiabiliser les informations dans Apogée,
- Répondre aux enquêtes et statistiques
- Élaborer des tableaux de bord et de suivi
- Travailler en lien avec les enseignants·es
- Archiver les dossiers
- Assurer un rôle de conseil et d’aide à la décision
Missions transverses :
- Participer aux opérations de communication et de promotion de l’offre de formation
- Participer aux divers évènements de l’établissement : journées portes ouvertes, cérémonie de remise des diplômes, forum entreprise…
