Université Paris-Saclay, Direction des bibliothèques, de l’information et de la science ouverte - Orsay
France

Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de l’Université Paris-Saclay, les bibliothèques ont pour missions principales de mettre en œuvre la politique documentaire de l’Université et de contribuer à ses activités de formation et de recherche. La Direction des bibliothèques coordonne l’ensemble du réseau des bibliothèques pour accompagner les enseignements donnés au sein du collège universitaire de premier cycle et l’enseignement et la recherche organisés via des écoles graduées (graduate schools) et un institut, ainsi que l’enseignement dispensé pour des diplômes spécifiques (en particulier de médecine et de pharmacie).

Le Lumen regroupe la fonction documentaire, au sein du campus du Moulon, de l’université Paris-Saclay et deux de ses établissements-composantes : l’ENS Paris-Saclay et CentraleSupélec. Outre la fonction documentaire, le Lumen réunit dans un projet commun les bibliothèques, le design et la Diagonale (Arts, Culture, Science et Société).

Le poste est placé sous la responsabilité directe de la responsable du Lumen. La n+2 est la directrice de la DIBISO.

Missions principales de l’agent·e : 

Chargé·e de gérer les activités logistiques du Lumen pour tous les départements (70%)

  • Planifier et conduire les opérations logistiques pour l’événementiel, les collections et les services aux publics (déplacements de mobilier, organisation des espaces de stockage, aménagement ponctuel d’un espace)
  • Gérer les équipements spécifiques du Lumen (régie, micros, audiovisuel, etc)
  • Assister et conseiller la responsable du site pour l'élaboration et la mise en œuvre de la politique de réservation des espaces et de gestion des accès (badges)
  • Établir des devis, mener une négociation commerciale, coordonner et suivre la phase d'exécution des travaux par les prestataires par rapport aux cahiers des charges
  • Piloter des prestataires (ménage, distributeurs, etc)
  • Effectuer le suivi budgétaire et financier des opérations logistiques (recettes et dépenses) et des moyens alloués
  • Établir des bilans d'actions, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion, notamment sur les réservations de salles
  • Contrôler les règles d'hygiène et sécurité, veiller à les faire appliquer
  • Accompagner des événements hébergés au Lumen

Encadrer une équipe (15%)

  • Assurer l’animation de l’équipe logistique, avec l’équipe logistique élargie et en lien avec la Diagonale et le Design Spot
  • Encadrer hiérarchiquement 3 agents·es
  • Veiller à la bonne articulation des opérations logistiques avec les chargés de projet
  • Participer à l’équipe d’encadrement du Lumen

Chargé·e de projet au sein du pôle Publics et Innovations (10%)

  • Accompagner des projets et le développement de services
  • Suivre des projets d’étudiants en position de commanditaire, définir et évaluer les livrables attendus

Service public (5%)

  • Participer à l’accueil public général au sein du Lumen à hauteur de 2h par semaine

Profil recherché

Connaissance, savoir :

  • Connaissance de l’environnement professionnel et institutionnel
  • Connaissance scientifique et technique relative à l’activité des bibliothèques
  • Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité
  • Cadre légal et déontologique
  • Marchés publics
  • Connaissance des textes législatifs et réglementaires du domaine
  • Droit de la propriété intellectuelle
  • Législation sur l'écrit, l'utilisation de l'image
  • Production audiovisuelle

Savoir-faire :

  • Gestion de projet
  • Savoir coordonner et mobiliser une équipe autour d’un projet,
  • Maîtriser l’outil informatique, les technologies de l’information, les logiciels utilisés dans les bibliothèques
  • Collaborer efficacement à un projet : définir les attentes, suivre et évaluer les actions
  • Réaliser des évaluations et des bilans
  • Savoir planifier
  • Optimiser les moyens à mettre en œuvre

Savoir-être :

  • Créativité et curiosité
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité de négociation