91400 Orsay
France

Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service : Secrétariat pédagogique

CDD de 1 an - date de prise de fonction: 01/09/2026

Activités principales de l’agent.e :

L’agent.e est chargé.e d’assister les responsables de la spécialité dans la gestion et l’organisation des trois formations. Il/elle interagit avec l’ensemble des équipes pédagogiques (enseignants, intervenants extérieurs, environ 40), des étudiants (environ 90 étudiants) et des différents services de l’Université et des CFA.

- Réalisation et diffusion de documents (carnets de présence, mise à jour des documents de rentrée et présentations diverses, compte rendus de réunions pédagogiques, mise à jour ecampus) et archivage

- Gestion des examens (préparation des copies, impression des sujets et feuilles d’émargement, organisation des soutenances, suivi des grilles d’évaluation)

- Saisie Apogée : Inscriptions pédagogiques, gestion des notes, édition relevés de notes et procès-verbaux, organisation des jurys d’année et de diplomation...

- Gestion des recrutements (dossiers de candidatures, organisation des jurys de recrutement, convocation des candidats) et des conventions (stage et partenariats)

- Gestion de budget (250 k€, réalisation/suivi des commandes, gestion des dossiers d’heures complémentaires, des ordres de mission)

- Gestion de l’emploi du temps et réservation des salles

- Participation aux réunions (mensuelles de la LP BIB et conseil deperfectionnement annuel des formations)

- Organisation des événements des formations (cérémonie remise des diplômes, forums….) 

 

Profil recherché

Connaissance, savoir :

Enseignement supérieur :

- Connaissance des textes réglementaires liés à la scolarité universitaire (LMD, alternance, FTLV)

- Maîtrise des procédures d’inscription, de gestion des examens et des jurys

Outils et logiciels :

- Logiciels de gestion pédagogique (Apogée, Parcoursup, eCandidat, etc.)

- Bureautique : Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique

- Bases de données et outils collaboratifs (SharePoint, i.e.Teams, ENT, i.e. moodle)

Techniques de secrétariat :

- Rédaction administrative (courriers, comptes rendus, PV de jurys)

- Archivage et classement de documents

- Organisation logistique (réunions, déplacements, événements pédagogiques)

 

Savoir-faire :

Gestion administrative :

- Suivi des dossiers étudiants (inscriptions, conventions, stages, apprentissage, diplômes)

- Organisation des emplois du temps et des salles

- Coordination avec les enseignants, les intervenants, les CFA et les services centraux

Communication :

- Accueil physique et téléphonique des étudiants et enseignants

- Transmission claire et efficace des informations

- Capacité à rédiger des documents pédagogiques et administratifs

Organisation et rigueur :

- Priorisation des tâches

- Respect des échéances et des procédures

- Autonomie dans la gestion quotidienne

Savoir-être :

- Sens du service public et de la confidentialité

- Rigueur, fiabilité et sens de l’initiative

- Capacité à travailler en équipe et en transversalité

- Adaptabilité face aux évolutions réglementaires et numériques 

- Bienveillance et diplomatie dans les relations avec les usagers