POSTE
En tant que secrétaire paroissial(le), vous êtes au cœur de la vie administrative, financière, logistique et communicationnelle de la chapelle. Vous incarnez le lien quotidien entre la communauté, le Recteur, les bénévoles, le Conseil Paroissial pour les Affaires Économiques (CPAE) et les partenaires externes.
Vos missions
Gestion des agendas et planning
- Mise à jour et suivi de l'agenda annuel : offices, activités paroissiales et événements.
- Préparation et transmission du planning hebdomadaire à l'accueil et au directeur du patronage.
- Gestion du groupe de jeunes du foyer.
Gestion des salles et accueil d'événements
- Gestion des réservations et planification des salles.
- Émission, envoi et suivi des conventions d'occupation.
- Suivi des encaissements et règlements des frais de participation.
- Logistique d'accueil : signalétique, propreté et préparation des locaux.
- Coordination de l'ouverture/fermeture des salles.
Communication et édition
- Rédaction, relecture, correction, impression et distribution de la feuille de semaine.
- Mise en ligne des informations sur le site internet et animation des réseaux sociaux.
- Création d'affiches, de tracts et gestion des vœux de fin d'année.
Support à la liturgie et aux messes
- Préparation et impression des feuilles de messe et des livrets pour le catéchisme.
- Approvisionnement en hosties, vin de messe et cierges.
- Entretien et rangement de la sacristie des servants d'autel.
Comptabilité, secrétariat et denier de l'Église
- Saisie des chèques sur la plateforme Gaspard et transmission des dons au diocèse.
- Relevé des montants électroniques et organisation du comptage des quêtes.
- Édition du relevé de compte mensuel et pointage des factures, encaissements et notes de frais.
- Dépôts bancaires (chèques et espèces) et tâches administratives courantes.
Gestion du quotidien, intendance et équipe d'accueil
- Achat de fournitures administratives et de produits d'hygiène.
- Suivi des prestataires de ménage et entretien des locaux.
- Préparation des chambres d'hôtes et entretien du linge de maison.
- Recrutement, accompagnement et animation de l'équipe d'accueil.
Suivi des travaux et bâtiments
- Demande de devis auprès des artisans et gestion des rendez-vous.
- Suivi de chantier en lien avec le Vice-président du CPAE, l'architecte ou le recteur.
- Règlements des factures et suivi des contrats de maintenance.
Organisation des événements majeurs
- Organisation des Journées d'Amitié et de la Braderie (Novembre).
- Coordination des événements spirituels (Fête de l'Immaculée Conception, Chemin de Croix, etc.).
- Déclarations réglementaires et coordination logistique et communication.
