À la suite d’une mutation, la communauté de communes Fumel Vallée du Lot recherche un(e) responsable du Secrétariat Général et Assemblées au sein de la Direction des Ressources et des Moyens Généraux.
Le service du Secrétariat Général et Assemblées est composé de 3 agents : 1 responsable de service, 1 agent administratif polyvalent et 1 agent d’accueil.
Missions ou activités
* en fonction du profil les missions peuvent être amenées à évoluer
- Organisation et gestion des assemblées délibérantes et instances communautaires
Elaborer et suivre le règlement intérieur du conseil communautaire
Assurer la gestion et le suivi des assemblées délibérantes et instances communautaires rattachées (réunion des vice-présidents, bureau communautaires…) en lien avec le Directeur Général des Services
- Etablir et suivre l’ordre du jour
- Recenser, contrôler, corriger et mettre en forme les projets d’actes
- Mise en forme des notes de synthèses
- Envoi des documents préparatoires et préparation des dossiers de séances
- Gestion des convocations, des présences et des pouvoirs
- Préparation de la salle
- Préparations et traitements des délibérations
- Garantir les procès-verbaux des séances et réaliser la diffusion
Organiser et superviser les plannings des réunions internes
Garantir la sécurisation juridique et la publication des actes et leur communication
Tenue des registres
- Appui et conseil juridique auprès des services
Conseiller et appuyer les services de la communauté dans les domaines du droit public
Centraliser les contentieux en lien avec les services concernés
Être le référent en termes d’accès aux documents administratifs et instruire les demandes, le cas échéant
Assurer le volet administratif de la gestion patrimoniale (rédaction des baux, conventions, mise à dispositions…)
Assurer la gestion des assurances de la communauté en lien avec la Direction des Affaires Financières
- Management, animation et pilotage du secrétariat général et de l’accueil principal
Organiser l’assistanat du Président, des élus, de la Direction Générale
Organiser l’ensemble des missions rattachées au service et optimiser son fonctionnement
Organiser et superviser la gestion du courrier entrant/sortant, et des archives à l’échelle de la communauté
Assurer l’accueil général du siège, en cas d’absences (accueil physique et téléphonique)
Assurer le secrétariat de direction
Apporter un soutien administratif auprès des autres services
Participer à des évènements internes et externes.