37000 Tours
France

Statutaire

Entreprise

Bercée par la Loire dans un val inscrit sur la liste Unesco du patrimoine mondial de l’Humanité, la ville de Tours est sans conteste la capitale du jardin de la France et offre à ce titre une qualité de vie exceptionnelle à ses habitants, ainsi qu’un cadre d’accueil de grande qualité pour ses visiteurs.

Ville de tradition universitaire, riche de sa vie culturelle intense, conquérante dans le champ sportif, Tours cumule les équipements de premier plan digne de son rang de métropole du Grand ouest, avec un maillage très fin de services de proximité au cœur de ses quartiers.

Fière de son passé et toute entière tournée vers les enjeux de notre époque au premier rang desquels la transition écologique, Tours fait partie de ces territoires où l’on construit dès à présent la ville de demain !

Résolument accueillante et inclusive, la Collectivité est en outre attachée à la qualité de vie au travail de chacune, chacun au quotidien, et entend valoriser toutes les énergies, toutes les compétences, pour porter ses projets, partager ses valeurs et son ambition.

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Poste

Un agent d’accueil / coordinateur accueil et standard (f/h), à la Direction des Affaires Générales 

Lieu d'exercice du poste : Tours

Classification RIFSEEP : C2

Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Territoriaux – Catégorie C

Temps de travail :  poste à temps complet (39H)

Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle

Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés

Description du poste : au sein de la Direction des Affaires Générales et placé.e sous l’autorité du responsable du service accueil mairies centrale et de proximité, vous orientez et renseignez le public, représentez l’image de la collectivité. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du service, participez à l’animation et à la coordination du service accueil et standard. Vous contribuez également à la mise en place de relations collaboratives avec les autres services de la direction.

Missions

Accueil physique et téléphonique : 

  • Assurer la continuité et la qualité du service public
  • Assurer l’accueil téléphonique des usagers et le traitement des appels.
  • Accueil physique des usagers, l’écoute des demandes et l’orientation vers les services municipaux ou organismes compétents.
  • Collecter, actualiser et diffuser les informations nécessaires à l’accueil et à l’information des usagers.
  • Assurer la mise à jour et le suivi du serveur à reconnaissance vocale.
  • Réaliser le suivi et le relevé des indicateurs statistiques liés à l’activité du service.
  • Assurer la circulation et le partage de l’information entre l’accueil et le standard.
  • Participer à l’animation et à l’accompagnement de l’espace EPN (Espace Public Numérique).
  • Veiller au contrôle et au filtrage des accès aux étages du bâtiment.

Missions secondaires : 

Coordinateur :

  • Participer à l’animation et à la coordination du service accueil et standard (organisation des plannings, supervision de l’activité des guichets, gestion des situations complexes ou sensibles)
  • Contribuer au pilotage du service en veillant à la qualité de l’accueil et au bon fonctionnement des dispositifs d’accueil
  • Assurer le suivi de la répartition des activités entre les agents
  • Accompagner et soutenir les agents dans la gestion des situations particulières rencontrées à l’accueil 

Missions spécifiques : 

Toute mission liée à l’activité du service

Profil recherché

Compétences et qualités requises

  • Expérience significative en accueil du public
  • Maîtrise confirmée des techniques d’accueil et de gestion de la relation usagers
  • Assurer une qualité d’accueil homogène et conforme aux standards du service public aussi bien pour l’accueil physique que téléphonique. Être en mesure de travailler avec des interlocuteurs variés
  • Accueillir les usagers avec courtoisie, professionnalisme et disponibilité
  • Contribuer à la qualité de l'accueil en favorisant des relations humaines basées sur l'écoute et le respect
  • Assurer une communication claire et adaptée, en reformulant les demandes si nécessaire
  • Être en mesure de gérer des situations sensibles ou conflictuelles avec calme et diplomatie
  • Identifier les demandes des usagers et orienter efficacement vers les services compétents au sein des bâtiments
  • Être force de proposition pour améliorer les procédures d’accueil
  • Recevoir, filtrer et rediriger les appels téléphoniques vers les interlocuteurs appropriés
  • Renseigner le public sur les évènements et informations particulières de la collectivité
  • Mettre à jour et diffuser les informations nécessaires à l’accueil du public
  • Utiliser les outils de gestion des appels (Isicom et MiCollab)
  • Procéder à la mise à jour du serveur de reconnaissance vocale
  • Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité des informations traitées
  • Réelle expérience dans le domaine administratif
  • Solides connaissances du fonctionnement d’une collectivité territoriale (maîtriser l’organisation générale de la mairie ainsi que les missions principales des directions, services et partenaires institutionnels)
  • Savoir encadrer, fédérer une équipe pluridisciplinaire
  • Avoir le leadership, de la concertation et sens du service public
  • Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
  • Maîtrise confirmée des outils informatiques de gestion du service (Excel, Word) ainsi que les logiciels métier
  • Être en capacité de rendre compte à sa hiérarchie
  • Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
  • Savoir rechercher et diffuser des informations
  • Garantir la bonne application des consignes et procédures
  • Participer à la formation ou à l’intégration des nouveaux arrivants
  • Participer à la continuité du service en cas d’absence ou de forte affluence
  • Faire preuve d’initiatives

Conditions d’exercice du poste :

  • Assurer la continuité de l'accueil pendant les congés annuels de ses collègues
  • Modalités de temps de travail 39 heures hebdomadaires avec 23 jours de RTT par an

Éléments de rémunération

  • Traitement brut indiciaire du cadre d’emploi : de 1801,74 € à 2353,09 € brut mensuel, selon expérience et profil,
  • RIFSEEP (prime mensuelle) : de 166 € à 400 € brut, selon expérience et profil,
  • Éventuelles indemnités et primes liées aux sujétions du poste et aux conditions d’exercice 

Nous rejoindre, c’est bénéficier des avantages suivants :

  • Participation mensuelle santé (contrat labellisé uniquement - sur présentation d’un justificatif)
  • Prise en charge à 75% des frais de trajet domicile-travail (sur présentation abonnement transport en commun uniquement)
  • Forfait mobilité durable
  • Avantage Comité des Œuvres Sociales
  • Restaurant Municipal sur site

Pour postuler :

  • CV,
  • Lettre de motivation
  • Si vous êtes titulaire ou contractuel(le) d’une Fonction Publique, votre dernier arrêté de situation administrative et vos trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel.

Pour tout renseignement, s’adresser à Madame Karen MONMARTEAU, Responsable du service accueil mairies centrale et de proximité au 02.47.21.64.16.