Abidjan
Côte d'Ivoire

Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Notre client est la filiale ivoirienne d’un grand groupe international, présent en Afrique depuis plusieurs années dans le secteur de la distribution de véhicules utilitaires et de transport.

Elle commercialise une gamme complète de camions, de bus et de véhicules utilitaires, ainsi que des pièces de rechange et des services après-vente, auprès de transporteurs, d’entreprises, d’institutions publiques et d’exploitants de flottes.

Basée à Abidjan, elle s’appuie sur un réseau de partenaires et de points de service afin d’accompagner ses clients sur l’ensemble du territoire national.

Rejoindre notre client, c’est intégrer un groupe solide et en croissance, qui valorise la rigueur, l’esprit d’équipe, l’engagement professionnel et la satisfaction de ses clients.

Poste

Fournir au Directeur Pays un appui complet en matière d'administration, de coordination, de communication et de support client, afin d'assurer la bonne gestion des activités quotidiennes, des suivis d'affaires, des réunions, des déplacements, de la correspondance et des interactions avec les clients.

 Responsabilités principales

1. Appui à la direction et appui administratif

  • Gérer l'agenda, les rendez-vous, les réunions et le planning quotidien du Directeur Pays.
  • Coordonner les réunions internes et externes et assurer le suivi dans les délais des points d'action.
  • Gérer la correspondance externe, les courriers, les rapports et les documents confidentiels.
  • Préparer les présentations, les ordres du jour, les comptes rendus de réunion et les rapports de gestion.
  • Tenir un système de classement organisé des documents importants de l'entreprise.

2. Interaction avec les clients et appui aux affaires

  • Aider le Directeur Pays à gérer la communication avec les clients clés et les partenaires commerciaux.
  • Coordonner les réunions, rendez-vous, visites et actions de suivi avec les clients.
  • Communiquer de manière professionnelle avec les clients en anglais et en français lorsque nécessaire.
  • Assister aux réunions clients avec le Directeur Pays lorsque nécessaire et consigner les points clés des discussions et les actions à mener.
  • Relancer les clients concernant les devis, propositions, documents, réunions, paiements et autres sujets en attente, selon les instructions.
  • Maintenir une communication régulière avec les clients clés et veiller à ce que leurs demandes soient correctement coordonnées en interne.
  • Aider à la préparation des présentations clients, des propositions commerciales et des documents liés aux affaires.
  • Soutenir le Directeur Pays dans le maintien de relations professionnelles solides avec les clients importants.

3. Coordination interne

  • Relancer les départements Ventes, Finance, RH, Administration, Service, Logistique et autres sur les tâches confiées par le Directeur Pays.
  • Tenir un tableau de suivi des actions et veiller à ce que les activités en attente soient suivies jusqu'à leur clôture.
  • Signaler les retards ou les problèmes critiques nécessitant l'attention de la direction.
  • Coordonner la communication entre le Directeur Pays et les employés, clients, fournisseurs et partenaires commerciaux.

4. Appui aux affaires et au marché

  • Aider à la collecte d'informations sur le marché et à la préparation de rapports d'activité.
  • Soutenir la préparation des visites clients, des présentations, des appels d'offres et des réunions d'affaires.
  • Effectuer des recherches de base et préparer les informations demandées par le Directeur Pays.
  • Aider pour les projets spéciaux et les missions confiées par la direction.

5. Reporting quotidien

  • Préparer un rapport quotidien d'activité et de suivi pour le Directeur Pays.
  • Tenir un tableau de suivi quotidien des réunions, des suivis clients, des actions en attente et des échéances importantes.
  • Fournir un point sur les activités terminées, en attente et en retard.
  • Veiller à ce que tous les suivis importants concernant les clients et la direction soient enregistrés et suivis.

Profil recherché

  • Licence en Administration des affaires, Assistanat de direction, Management ou dans un domaine connexe.
  • 2 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction, chargé(e) de relations clients ou dans un poste similaire.
  • Une expérience dans une entreprise internationale ou dans le secteur automobile/véhicules utilitaires sera un atout.

Compétences

  • Excellentes aptitudes de communication et relationnelles.
  • Solides compétences dans la gestion des clients.
  • Bonne maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
  • Excellentes compétences d'organisation et de suivi.
  • Capacité à gérer plusieurs priorités.
  • Bonnes compétences de présentation et de coordination.
  • Capacité à maintenir une stricte confidentialité.
  • Proactivité et capacité à anticiper les besoins du Directeur Pays.
  • Disposition à voyager occasionnellement pour des réunions clients et des activités professionnelles.