Abidjan
Côte d'Ivoire

Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Notre client est une entreprise spécialisée dans le négoce, la distribution et les services liés aux équipements et consommables automobiles, industriels et professionnels.

L’entreprise accompagne une clientèle composée de particuliers et de professionnels issus notamment des secteurs de l’industrie, de l’agriculture, des travaux publics, des mines et du transport terrestre et maritime. Elle commercialise des produits de marques internationales et s’appuie sur un réseau de points de vente à Abidjan ainsi que dans plusieurs villes de l’intérieur du pays.

Poste

Missions principales : 

La personne en charge du poste assure l’ensemble du cycle de traitement des commandes de produits, depuis la réception des besoins et des commandes des clients ou prospects jusqu’à leur livraison, dans les délais requis et dans le respect des exigences de qualité et de satisfaction client.

  • Veiller au traitement et au suivi des commandes clients et prospects.
  • Établir et suivre les demandes de cotation, conformément à la tarification en vigueur.
  • Coordonner le traitement des commandes avec les différents services concernés en interne.
  • S’assurer du respect des délais et des conditions de livraison, conformément aux procédures internes et aux exigences des clients.
  • Veiller à la bonne transmission des informations entre les équipes commerciales, les clients, la logistique, le service des stocks, la comptabilité et le recouvrement.
  • Assurer le suivi des commandes jusqu’à leur livraison effective et s’assurer de la satisfaction du client.
  • Garantir un suivi rigoureux des dossiers et assurer la traçabilité des différentes étapes du processus de commande.

Les responsabilités : 

1. Gestion des commandes clients

  • Réceptionner et enregistrer les commandes clients.
  • Vérifier la conformité des commandes : références, quantités, prix, conditions de paiement et délais.
  • Vérifier la disponibilité des produits auprès du magasin ou du service logistique.
  • Saisir les commandes dans le logiciel ou les outils de gestion de l'entreprise.
  • Établir les bons de commande, bons de livraison et autres documents nécessaires.

2. Suivi administratif des ventes

  • Préparer les documents administratifs liés aux commandes.
  • S’Assurer de l’édition puis de la transmission des factures aux clients selon les procédures internes.
  • S’Assurer de la concordance entre commande, livraison et facturation.
  • Classer et archiver les supports de la commande (BC, BL etc..).
  • Tenir à jour les dossiers clients (commandes, besoins, offres).
  • Identifier et signaler toute anomalie constatée à sa hiérarchie dans le processus de gestion des commandes.
  • Saisir les données dans la /les plateforme (s) dédiées.
  • Etablir les relevés périodiques (journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel) des commandes et tout tableau récapitulatif utile à ses activités.
  • Participer aux réunions convoquées, autorisées par sa hiérarchie.

3. Coordination avec les différents services

Travailler en étroite collaboration avec :

  • Le service commercial : commandes, prix, conditions commerciales, clients.
  • Le magasin : disponibilité et préparation des produits.
  • La logistique : organisation et suivi des livraisons.
  • La Facturation : facturation, règlements et factures échues.
  • Le Stock : disponibilité ou réapprovisionnement des produits.
  • Le Recouvrement : Niveau de créance, solvabilité dans les livres de l’entreprise des clients, litiges, contentieux.

4. Suivi des livraisons

  • Transmission des supports, documents nécessaires à la livraison au Chargé de la Logistique.
  • S’assurer auprès du Chargé de la logistique que des expéditions et livraisons des produits conformément aux BC, besoins validés par le client.
  • Collecter les bons de livraison signés.
  • Signaler les retards ou difficultés de livraison aux clients puis s’assurer des nouveaux délais pour les communiquer aux clients en accord avec le chargé de la logistique.
  • Assurer le suivi des livraisons non effectuées ou partiellement effectuées.

5. Relation et satisfaction client

  • Répondre aux demandes administratives des clients.
  • Informer les clients sur l'état de leurs commandes.
  • Traiter ou transmettre les réclamations.
  • Assurer un suivi des demandes clients.
  • Veiller à la satisfaction et à la fidélisation des clients.

6. Reporting

L'Administrateur des Ventes doit préparer régulièrement des tableaux de suivi permettant à la Direction de suivre l'activité commerciale, notamment :

  • Tableau des commandes reçues.
  • Tableau des commandes en attente.
  • Tableau des commandes livrées.
  • État des ventes par client.
  • État des ventes par commercial.
  • État des factures émises.
  • État des factures échues.
  • État des livraisons en retard.
  • État des retours et réclamations.
  • Tableau de suivi des clients.

Profil recherché

  • Bac+2 minimum en gestion commerciale, administration des entreprises, commerce, comptabilité ou domaine similaire.
  • Une expérience de 3 ans minimum dans l'administration des ventes, le commerce, la gestion de commandes ou la relation client est souhaitée.
  • Une expérience dans le secteur de la grande distribution produits pétroliers, de la pneumatique, lubrifiants ou pièces détachées constitue un atout.

Compétences clés : 

  • Maîtriser les techniques de ventes / force de ventes.
  • Bonne connaissance en outils bureautiques « 'Word, Excel ».
  • Capacité à utiliser aisément un logiciel de gestion commerciale, idéalement SAGE GESCOM.
  • Bonne capacité de classement et d'archivage.
  • Bonne connaissance du suivi des commandes et livraisons.
  • Connaissance des processus de vente ;
  • Connaissance commerciale ;
  • Avoir des notions de base en comptabilité ;
  • Avoir des notions de base en logistique
  • Maitriser la gestion de la relation client.
  • Avoir des notions de base en gestions de stocks