92120 MONTROUGE
France

Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Aux portes de Paris, Montrouge, territoire historique d’Ile-de-France, est la ville dynamique, jeune, audacieuse aux portes de Paris. La vitrine francilienne de la densité heureuse, petit village à dis minutes de Paris. La municipalité et ses 1 000 agents mettent à la disposition de ses presque 50 000 habitants toutes leurs compétences afin de répondre au fort développement humain du territoire

La Ville a pour ambition de travailler sur l’excellence de la qualité des services et des espaces publics. Dans cet objectif, elle porte notamment ses efforts sur les nouvelles mobilités, ainsi que le partage adoucit et le verdissement affirmé des espaces. Elle promeut et favorise l’adaptation constante des services à l’évolution des modes de vie et des usages.

C'est dans ce contexte que la Ville recherche:

Un (e) Assistant de gestion administrative, chargée du secrétariat du pôle ressources de la direction des services techniques

Poste

Rattaché (e) à la directrice du pôle ressources, support aux différents services techniques municipaux, l'assistant (e) assurera la gestion du courrier de la Direction et diverses tâches administratives. 

Plus particulièrement, les activités suivantes lui seront confiées:

  • Gestion du courrier de la Direction : diffusion, gestion des délais de réponse, gestion des parapheurs, tableaux de bord de suivi,
  • Développer et organiser la gestion dématérialisée du courrier dans les directions via l’application Maarch
  • Rédaction des réponses aux administrés et autres interlocuteurs en lien avec les directions, direction générale et élus,
  • Aide à la relecture de dossiers faisant appel à des notions de marchés publics
  • Suivi des dossiers de demandes de subvention en lien avec les directions opérationnelles et la direction des finances
  • Rédaction de compte rendu de réunions ou synthèse de documents
  • Rédaction des rapports de délibération soumis en conseil municipal en lien avec les directions opérationnelles, assurer l’interface avec le service des assemblées
  • Tache diverses de secrétariat (gestion de tableau de suivi, saisie de données…)
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service
  • Gestion administrative de dossiers en interaction avec les directions
  • Pilotage des tâches des secrétaires administratives (rédaction des arrêtés de voirie, gestion de dossiers divers) et appui sur leurs tâchesUtilisation des logiciels MAARCH et AIRDELIB

Profil recherché

Au niveau des compétences générales, l'assistant devra faire preuve du sens de l'autonomie dans les missions exécutées selon les directives fixées quotidiennement par la Responsable. 

Les missions principales sont exécutées en fonction des priorités estimées par l'agent et font l'objet d'un point régulier avec le Responsable. L'agent prend des initiatives dans la mise en œuvre de ses missions.

Ses missions seront exécutées de manière autonome, la Supérieure conseille et valide. Les propositions et initiatives sont attendues à ce poste.

Les savoirs-faire et êtres :

  • Forte maîtrise rédactionnelle : savoir rédiger des courriers, notes pouvant revêtir une sensibilité politique en faisant la synthèse des données recueillies
  • Compréhension et expression écrite et orale
  • capacité d’analyse, esprit de synthèse
  • Aptitude à faire le lien entre plusieurs données
  • Qualités relationnelles et empathie
  • Aptitude au travail d’équipe,
  • Travail en transversalité
  • Qualité d’adaptation (savoir adapter sa méthode de travail face aux besoins exprimés)
  • Savoir communiquer avec les différents interlocuteurs, internes et externes à la collectivité, s’exprimer intelligiblement
  • Discrétion professionnelle
  • Savoir écouter, être pédagogue
  • Être rigoureux, précis et organisé dans son travail, respect des procédures
  • Savoir rechercher des informations auprès des bons interlocuteurs
  • Savoir gérer des dossiers avec des temporalités différentes
  • Savoir gérer des dossiers faisant appel à des compétences multiples (notions budgétaires, marches publics)
  • Savoir rendre compte
  • Savoir respecter des délais et échéances

Connaissances techniques :

  • Maîtrise de l’informatique:

A l’aise avec les outils bureautiques : bonne maîtrise de Word et Excel 

Aisance ou capacité à s’approprier l’utilisation des  logiciels métiers  (MAARCH,  Airdélib )

  • Fondamentaux marchés publics
  • Connaissance de l’environnement territorial 

Titulaire d'un baccalauréat à minima, d'une licence en administration de préférence 

Expérience en collectivité locale dans un service à périmètre large est fortement recommandée, goût pour le secrétariat, gestion administrative, polyvalence

 

  • CALENDRIER ET MODALITES DE RECRUTEMENT

    • Date de diffusion : 30 mars 2023
    • Candidature : du 30 mars au 30 mai 2023
    • Ouverture : Titulaire / Contractuel
    • Prise de poste : à partir de mai - et/ou selon les délais de préavis

    Planning : Jours & Horaires : 37h30/semaines :

    • Du lundi au vendredi : 8h30 -12h // 13h30-17h30

    Vous bénéficierez au sein de notre collectivité : rémunération statutaire, prime annuelle et prime de présentéisme, restaurant interentreprises, CNAS, mutuelle et prévoyance (non obligatoire) aide à la préparation aux concours et l'accès à la formation tout au long de la carrière.

    Les modalités de candidature : CV accompagné d’une lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire de préférence en ligne via le site internet de la Ville