NOTICE D’INFORMATION CONCERNANT LE TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES DES CANDIDATS DANS LE CADRE DU RECRUTEMENT
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) du 27 avril 2016 (règlement (UE) 2016/679), entré en vigueur le 25 mai 2018 le Cabinet HANS ET ASSOCIÉS est amené à traiter, les données à caractère personnel des Candidats dans le cadre du processus de recrutement au sein de la société.
La présente notice s’applique aux Candidats (tels que définit ci-après) et a pour objet d’informer ceux-ci sur la manière dont leurs données à caractère personnel collectées sont traitées et sur l’étendue de leurs droits sur ces données.
Ces informations vous sont communiquées afin que vous puissiez prendre connaissance des engagements du Cabinet HANS ET ASSOCIÉS quant au respect des exigences de la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel dans le cadre de son processus de recrutement.
Identité du responsable du traitement
Les données à caractère personnel collectées font l’objet d’un traitement dont le responsable est HANS ET ASSOCIÉS, 21 bis Rue Aristide Briand, 90300 Offemont.
La personne représentant le Responsable de traitement est M. SEIGNOLE Emmanuel En sa qualité de président.
Définitions
« Candidat » : désigne toute personne interne ou externe à HANS ET ASSOCIÉS qui présente sa candidature au sein de HANS ET ASSOCIÉS pour un poste en contrat de travail à durée déterminée et indéterminée ou un stage.
« Destinataire » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
« Données à caractère personnel » ou « Données Personnelles » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, en l’occurrence les candidats.
« Finalité » : l’objectif pour lequel est réalisé un traitement de données personnelles.
« Responsable de traitement » : personne morale ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement. En pratique et en général, il s’agit de la personne morale incarnée par son représentant légal, c’est-à-dire HANS ET ASSOCIÉS, ci-après le « Responsable de traitement ».
« Sous-traitant » : toute entité autre que le responsable de traitement qui traite des données personnelles pour le compte et sur les instructions du responsable de traitement.
« Traitement » : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Les catégories de données collectées
Dans le cadre de la procédure de recrutement, le Cabinet HANS ET ASSOCIÉS collecte et traite les catégories de Données Personnelles suivantes :
- Données d’identification personnelle : nom, prénom, âge, nationalité, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale personnelle
- Vie professionnelle : Curriculum Vitae (CV), éducation et parcours de formation, vidéo d’interview, langues,…
- Données de navigation : nom d’utilisateur, mot de passe, adresse IP, cookies,…
Ces données sont recueillies directement (Formulaire, application, cabinet de recrutement, site internet… ) auprès de vous, à différents stades du recrutement (dépôt de candidature, entretiens…)
Peuvent s’ajouter à ces données, les comptes rendus d’entretien et les éventuels résultats de vos évaluations.
Objectif poursuivi (finalité) et base légale du traitement
Le Cabinet HANS ET ASSOCIÉS traite vos données à caractère personnel mentionnées ci-dessus pour les finalités suivantes :
Le traitement de votre candidature et de votre recrutement éventuel (la gestion des candidatures, la réalisation des entretiens et le processus de sélection, la gestion du vivier de Candidats et le pré-recrutement).
Conformément à l’article 6 du RGPD, chaque traitement de données à caractère personnel doit reposer sur au moins l’une des six bases légales prévues par ledit règlement : l’obligation légale, le contrat, l’intérêt légitime, le consentement, l’intérêt public, la sauvegarde des intérêts vitaux.
Les données à caractère personnel collectées et utilisées aux fins susmentionnées, le sont sur les bases légales suivantes :
- Le consentement
- L’intérêt légitime
Votre consentement à l’utilisation de vos données à caractère personnel est toujours libre, spécifique, éclairé et univoque. De plus, en tant que Candidat vous pouvez décider de le retirer pour ces finalités ; toutefois ce retrait n’a pas de conséquences sur la validité des traitements déjà réalisés avec votre consentement.
Sécurité des données à caractère personnel
La sécurité de vos données à caractère personnel est importante pour HANS ET ASSOCIÉS
Conformément aux obligations légales Cabinet HANS ET ASSOCIÉS conserve ces informations dans des conditions de sécurité renforcées, proportionnelles aux finalités communiquées par Cabinet HANS ET ASSOCIÉS dans sa politique de durée de conservation des données à caractère personnel.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Vos données à caractère personnel seront conservées pendant une durée de deux (2) ans à partir du dernier contact avec Cabinet HANS ET ASSOCIÉS.
Destinataires des informations collectées
HANS ET ASSOCIÉS en tant que Responsable de Traitement, peut être amenée à communiquer tout ou partie de vos données à caractère personnel uniquement aux destinataires identifiés et habilités.
Ce sont :
- Les départements internes au sein du Cabinet HANS ET ASSOCIÉS lorsque ces derniers ont besoin d’avoir accès à vos données à caractère personnel et ce en conformité avec la finalité du traitement ; il s’agit notamment du service des Ressources Humaines et des employé(e)s ayant besoin de connaître ces informations (managers) ;
- Des tiers, externes au Cabinet HANS ET ASSOCIÉS notamment des cabinets de recrutements.
À ce titre HANS ET ASSOCIÉS veille à ce que ses tiers, sous-traitant respectent au sens du RGPD, la sécurité de vos données à caractère personnel et, procèdent à leur traitement en conformité avec la réglementation applicable en la matière.
La Société pourrait être également conduite à communiquer les données personnelles à une autorité administrative dans le cas où une telle divulgation serait requise par la loi ou pour les besoins d’une procédure judiciaire.
En dehors des cas énoncés ci-dessus, nous nous engageons à ne pas vendre, louer, céder ni donner accès à des tiers à vos données sans votre consentement préalable, à moins d’y être contraints en raison d’un motif légitime (obligation légale, lutte contre la fraude, exercice des droits de la défense, etc.).
Conditions d’exercice des droits du Candidat
Sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, vous pourrez demander l’accès à toutes vos données à caractère personnel collectées. Sur simple demande, et sans avoir à la motiver, vous pourrez obtenir une copie des données relatives à votre recrutement.
Vous avez également le droit de demander au Cabinet HANS ET ASSOCIÉS les finalités du traitement de données, les destinataires de ces données, la durée de conservation de ces données, etc. Le délai dans lequel la société accédera à votre demande est d’un mois (une prolongation exceptionnelle d’un mois sera toutefois possible pour les demandes complexes et/ou nombreuses). Si aucune suite ne peut être donnée à votre demande, vous en serez informé par une décision motivée.
En tant que Candidat, vous bénéficiez également d’un droit de rectification (données inexactes ou incomplètes), de portabilité (récupération des données et transmission à une autre société), d’opposition et d’effacement (données devenues inutiles) de vos données à caractère personnel, ou encore de limitation du traitement. Dans ce dernier cas, la société ne pourra plus que stocker les données. Elles pourront cependant être utilisées pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Les données à caractère personnel concernées par l’exercice de vos droits sont uniquement vos données à caractère personnel, ce qui exclut les données à caractère personnel anonymisées ; les données personnelles qui ne portent pas atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.
Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès et ce auprès d’un tiers de confiance, certifié et chargé de faire respecter votre volonté conformément aux exigences du cadre juridique applicable.
Pour exercer ces droits ou pour poser toute autre question sur le traitement des données dans le cadre de ce dispositif, vous êtes invités à contacter le responsable de traitement à l’adresse suivante : 21 bis Rue Aristide Briand, 90300 Offemont ou par courrier électronique à l'adresse [email protected]
Possibilité d’introduire une réclamation
Chaque Candidat peut s’adresser à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (plus d’informations sur www.cnil.fr) s’il estime, après avoir contacté la personne référente au sein du Cabinet HANS ET ASSOCIÉS, que ses droits informatiques et libertés ne sont pas respectés.
