2 Référents Charges H/F

Le Référent Charges assure la gestion courante et le pilotage des charges locatives de son périmètre.

Il facilite le pilotage de la performance du Directeur Immobilier à travers la mise à disposition des informations pertinentes et adaptées.

1. Gestion courante des charges locatives

• Contrôle tous les documents liés aux charges (factures, etc.) et veille à leur conformité ;
• Vérifie les imputations et s’assure du caractère récupérable de la dépense ;
• Suit la facturation et les provisions en les ajustant si nécessaire ;
• Traite et constitue les dossiers de charges de l’exercice (contrôle d’exhaustivité et de cohérence, rapprochements, demande de pièces complémentaires, mise en exergue des spécificités par résidence) ;
• Suit les contrats et la consommation des fluides (eau, électricité, gaz…) ;
• Fiabilise les consommations de fluides, propose des ajustements et garantit leur application ;
• Assure l’intégration des fichiers des indexs d’eau froide en lien avec la DSI ;
• Contrôle et corrige les anomalies concernant les consommations d’eau en lien avec le Responsable ;
• Demande les dégrèvements auprès des concessionnaires le cas échéant ;
• Mène des actions préventives et correctives sur l’exercice de charges en cours ;
• Contrôle et ventile les comptes de copropriété.

2. Régularisation annuelle des charges locatives

• Contrôle les dossiers transmis par le Service Charges pour son périmètre d’intervention ;
• Prépare les régularisations de charges annuelles dans le respect de la réglementation et des procédures internes ;
• S’assure de l’exactitude des documents produits, et ce conformément au planning défini par la Direction ;
• Prépare les restitutions relatives aux charges locatives à destination des locataires, aux Amicales et aux Associations de locataires ;
• Contrôle les dossiers de charges, les bases de répartition et les valide auprès du Service Charges et Responsable de sites/secteurs avant la transmission des relevés individuels (contrôle des tantièmes dans la phase de production du dossier de charges) ;
• Produit le tableau de régularisation des charges - à afficher dans les immeubles ;
• Analyse les régularisations annuelles pour calculer les provisions de charges et propose des réajustements si nécessaire ;

3. Relation client

• Met à disposition des amicales (quelque soit le support…), tous les justificatifs des charges ;
• Assure la présentation et justifie le tableau des charges aux amicales, associations de locataires et locataires (avec le Responsable d’exploitation adjoint / R-Sites) ;
• Appuie le Chargé(e) de gestion locative dans le traitement des demandes d’informations et/ou aux éventuelles réclamations relatives aux charges locatives, notamment liées à son expertise.

4. Gestion budgétaire

• Participe à l’élaboration annuelle des budgets récupérables N+1 ;
• Suit l’évolution des dépenses afin de veiller notamment à la maîtrise des charges non récupérables (suivi, analyse et présentation des leviers d’action auprès de la direction) ;
• Procède aux contrôles budgétaires périodiques, analyse les causes et les effets des écarts entre les objectifs et les réalisations ;
• Réalise une projection des résultats prévisionnels de fin d’année et les situations périodiques ;
• Assure le suivi des budgets des Copropriétés ;
• Réalise des missions ponctuelles d’études et analyses financières sur des sujets transverses.

5. Suivi, contôle et reporting

• Etablit un reporting régulier et complet de son activité conformément aux indicateurs de la société (niveau d’avancement des régularisations annuelles, etc…) ;
• Est force de proposition pour améliorer le fonctionnement et les résultats de son activité ;
• Assure un rôle d’alerte et de conseil auprès du Responsable d’exploitation et de son adjoint ;
• Définit et met en place un observatoire des charges par immeuble ;
• Réalise des missions de contrôle de l’exploitation du périmètre de la Direction Immobilière ;
• Réalise des missions ponctuelles d’études et analyses financières sur des sujets transverses.