Mission et positionnement de l'agent·e :
Au sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs dédiés aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'université ou de l’École Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate School).
Au sein de la Division, la Scolarité Licences-Masters assure l'ensemble des missions et des actes relevant du domaine d'une scolarité générale (inscription, diplomation...). Elle assure également des missions d'accueil des étudiants·es.
Activités principales de l'agent·e :
1. Accueil et informations
- Assurer l'accueil et l'information des usagers de l'établissement
- Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
- Assurer le lien avec les secrétariats pédagogiques et les enseignants·es
2. Gestion administrative du cursus de l'étudiant·e
Inscriptions :
- Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription ainsi que les données saisies par l'étudiant inscrit via le Web Réclamer les documents administratifs relatifs à l'inscription
- Réaliser les inscriptions administratives sur le logiciel de gestion dédié
- Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant
- Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant·e pour se connecter aux applications de l'université
- Renseigner les étudiants·es concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d'assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter, paiement fractionné, inscription en passage conditionnel, etc...)
- Traiter les demandes de remboursement en lien avec les services compétents
Gérer les demandes de transfert inter-université :
- Collecter les informations et en assurer la saisie pour le suivi
- Gérer les relations avec les autres Universités et le Service commun de documentation en particulier
- Respecter le circuit de signatures
Traiter les conventions de stage selon les procédures définies :
- Veiller au respect de la réglementation en vigueur
- Assurer le suivi des conventions
- Assurer l'information des étudiants·es ainsi que le lien avec les secrétariats pédagogiques
- Respecter le circuit de signatures
Contrôler les PV de résultats aux examens et éditer les listes de contrôles pour les diplômes
Diplômes/certifications/attestations de réussite :
- Assurer l'interface avec les différents acteurs (secrétariat, service central...)
- Assurer l'ensemble des actes nécessaires à leur délivrance et à leur archivage
3. Participation à l'ensemble des activités de la structure
- Participer à la campagne d'inscriptions administratives
- Renseigner des tableaux de bord
- Participer aux réunions réseau
- Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
- Assurer des remplacements en cas d'absences de gestionnaires
4. Participation aux opérations collectives de la structure, notamment
- Participer aux différentes cérémonies de remise de diplômes de Masters
Type du contrat : CDD 1 an
