Les missions :
Assurer la gestion administrative et financière du pôle emplois et compétences :
o Sur les activités de recrutement
o Sur le volet formation
o Sur le volet mobilités internes et externes
o Gestion financière
o Communication interne
- Participer au maintien et au développement des compétences professionnelles des agents par l’établissement et la mise en oeuvre administrative, logistique et financière du plan de formation de la collectivité.
- Gestion administrative des activités liées à la formation
Les activités du poste :
1) Volet emplois et mobilités
- Accueillir et orienter les agents de la ville
- Prendre en charge la constitution des dossiers administratifs des nouveaux agents de la collectivité, et notamment les vacataires en collaboration avec les chargés de développement des compétences
- Pilotage et mise en oeuvre du dispositif des stages et des apprentis : recueil des besoins aux courriers, diffusion dans les services, traitement des retours des conventions de stage, réponses aux candidats, accueils des stagiaires, suivi des conventions, contact avec les écoles
- Publication des annonces de stages sur le site de la région
- Assurer la gestion et le suivi administratif des mobilités internes
- Contribuer à la mise en oeuvre des tests de positionnement pour les agents entrant dans le dispositif de reclassement, en lien avec le pôle Qualité de Vie au Travail
- Mettre à jour les tableaux de bord
- Centraliser et enregistrer les candidatures
- Participation à l’archivage
2) Volet formation
- Assurer l’accueil téléphonique et l’accueil physique des agents
- Assurer l’accompagnement des agents (procédure d’inscription, recherche de formation)
- Assurer la gestion administrative des activités liées à la formation (CNFPT et autres organismes de formation), réception des conventions, demande de devis, gestion de la boite service formation, inscriptions sur IEL pour les INTRA et individuelles, convocations, réservation des salles, de matériels
- Mise en oeuvre administrative et financière des BAFA et BAFD
- Mise en oeuvre logistique des autorisations de conduites (CACES, etc)
- Participer à la mise à jour du tableau de suivi du plan de formation
- Accompagner les inscriptions aux examens professionnels et concours de la fonction publique
- Assurer le suivi financier du pôle engagement/bon de commande/rapprochement de factures de sessions de formation)
- Demandes de remboursement des frais de formation
- Veille sur les ouvertures des concours et dispositifs de préparations
- Participation à l’élaboration de l’inforessources sur les rubriques concours et mobilités
- Gestion des états de service, en lien avec les chargés de développement des compétences
Les compétences :
Connaissances :
- Environnement territorial,
- Cadre statutaire et règlementaire en matière de déroulement de carrière et de formation
- Comprendre les principes de la comptabilité publique
- Parfaite connaissance de l’organigramme de la collectivité
Compétences techniques :
- Techniques de communication écrite
