Mission
Au sein du département Génie Industriel et Maintenance (GIM), votre mission consiste à assurer l’accueil, la gestion administrative et à contribuer au suivi de la gestion pédagogique du département.
Activités principales
Assurer l'accueil et la gestion administrative :
Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)
Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d’information, …)
Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email
Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
Classement et archivage
Logistique du département :
Assurer la logistique de la structure (documentations, fournitures et les commandes)
Assurer le suivi de la comptabilité du département (contrôle des factures et suivi des bons de commandes) Participer à l'organisation des réunions pédagogiques en présentiel ou sur Teams (calendrier, réservation des salles, dossiers)
Gérer et structurer l’archivage de l’information pour le département sur le réseau informatique ou sur Teams.
Missions annexes à la pédagogie :
Assurer l'interface quotidien avec les étudiants, le suivi journalier des absences
Assister à l'ensemble des réunions et des commissions du département
Gestion administrative des poursuites d'études des étudiants de BUT :
Suivre le devenir des étudiants
Editer les statistiques.
Gestion administrative des stages des étudiants de BUT en formation initiale :
Suivre les conventions de stage des étudiants, planifier les soutenances, assurer un suivi statistique
Promotion / communication :
Participer à l’organisation (achats, installation...) des différentes manifestations du département (JPO, entretiens ParcourSup...) et accompagner les étudiants lorsqu’ils organisent des actions fédératrices
Soutien au développement des Relations Internationales (RI) à l’IUT :
Gérer les candidatures de mobilité étudiante sortante et entrante (programmes ERASMUS, autres...)
Assurer le suivi des étudiants de l’IUT intéressés par une mobilité
Participer à l’organisation d’actions et de manifestations visant à promouvoir les relations internationales Assurer la coordination de l’accueil des étudiants internationaux
Mettre à jour les pages RI du site de l’IUT et contribuer à la coordination avec les services des relations internationales de l’Université
Soutien aux secrétariat pédagogiques des autres Département et au service Scolarité
