L'Association diocésaine de Paris
recrute un(e) Assistant(e) de Direction pour un de ses vicaires généraux
en CDI à temps plein à compter de début septembre
Son rôle est d’assister au mieux le Vicaire général dans l’organisation matérielle de son temps et de son travail dans le cadre de sa mission.
Le libérer des sujets matériels pour lui permettre de se consacrer à sa mission.
Entretenir de bonnes relations avec tous les contacts à tous les niveaux.
Sous la responsabilité du vicaire général vos missions seront les suivantes :
Activités principales :
Tâches administratives :
- Gestion de l’agenda du VG
- Suivi et préparation de tous les rendez-vous et réunions, saisi de compte-rendus d’entretiens
- Accueil téléphonique
- Réalisation des fiches de nomination et les conventions de mise à disposition en assurant le suivi de la signature de chaque partie
- Préparation et rédaction des courriers : relire, retravailler, rédiger ou concevoir des documents, saisir des textes
- Classement et archivage des documents papiers ou électroniques
- Logistique : réserver des salles (pour réunions ou repas) et des moyens de transport
- Commande des fournitures
Autres :
Confirmations :
- Réceptionner les lettres de demande des confirmands
- Organiser les rencontres VG / parents- jeunes
Autres:
- Effectuer des consultations, recherches et requêtes sur la base de données ADEL
- Concevoir des outils de communication (Vœux, tracts, affiches…) et les diffuser
- Organiser quelques évènements exceptionnels pour le VG et assurer l’accueil et la logistique sur place et le suivi du budget.
- Assurer le soutien logistique et administratif d’événements diocésains dont le Vicaire général a la charge et le suivi des projets transversaux
