Mission
Au sein du Service de Formation Continue de l’Université d’Orléans (SeFCo), votre mission consiste à assurer la gestion et le suivi administratif des stagiaires de formation continue et être en appui des chargés de mission en formation continue.
Vous assurez également quelques missions d’assistanat pour l'équipe de direction.
Activités principales
Assurer la mission d’assistanat de direction
- Organiser et suivre les réunions de service (ordres du jour, convocations, préparation logistique des réunions) ;
- Participer aux réunions, rédiger et envoyer les comptes rendus ;
- Suivre la réalisation des points nécessitant un suivi ou un traitement (relance et synthèse) ;
- Gérer l'agenda de l'équipe de direction.
Assurer la gestion et le suivi administratif des stagiaires de formation continue
- Accueillir, informer et orienter les divers publics (stagiaires, enseignants, partenaires extérieurs) sur les différents dispositifs de formation continue : insertion formation initiale, VAE, formations courtes, diplômes universitaires ;
- Recevoir et gérer les informations écrites (courrier et courriel) et orales (accueil physique et téléphone) pour les composantes accompagnées ;
- Établir les contrats ou les conventions de formation professionnelle ;
- Suivre et alimenter les bases de renseignement interne et des partenaires financiers (KAIROS : France Travail, RemuFormPro et EOS : Région Centre, EDOF…) ;
- Établir les éléments de facturation (frais de formation / droits d’inscription) dans le logiciel métier, assurer le suivi et les éventuelles relances;
- Participer aux travaux d’optimisation des pratiques administratives et à la mise en place d’une démarche qualité, en lien avec l’équipe.
Assister les chargés de mission dans le suivi des stagiaires
- Assurer, en lien avec les chargés de mission, la constitution et le suivi des dossiers des stagiaires ;
- Organiser des points de situation réguliers pour le suivi des dossiers (état d’avancement, difficultés rencontrées…).
Contribuer à la valorisation et au fonctionnement du service
- Apporter un appui aux activités d’accueil, en lien avec les autres gestionnaires, en l’absence de l’agent d’accueil ;
- Contribuer à la valorisation de la formation continue en participant à l’organisation de salons, de journées portes ouvertes, de réunions collectives d’information ;
- Contribuer ponctuellement dans l'intérêt collectif à certaines tâches nécessaires au fonctionnement du service SeFCo.
