Missions de la Direction / positionnement hiérarchique
La Direction de l’Accompagnement des Organisations et des Processus (DAOP) est positionnée sur des programmes stratégiques de l’université Paris-Saclay. Rattachée au Directeur général des services, l’équipe travaille en étroite collaboration avec la gouvernance de l’Université et en synergie avec l’ensemble des Directions et la gouvernance.
Rattaché·e à la Directrice de la Direction de l’Accompagnement des Organisations et des Processus (DAOP), vous serez responsable d’un portefeuille de programmes structurants de l’Université Paris-Saclay définis par les instances d’orientation stratégique afin de mettre en œuvre le document stratégique d’Établissement.
Activités principales de l’agent :
Vous contribuez au pilotage du suivi fin des trajectoires des programmes priorisés par le projet d’administration ainsi que des programmes obtenus dans le cadre des PIA France 2030 (ou autres financements à venir).
Vous travaillez en transversalité avec l’ensemble des équipes projets, la gouvernance, en particulier la Vice-Présidente en charge des Affaires Académiques et les structures métiers.
Vous serez amené·e en tant que de besoin à exercer des fonctions managériales avec et sans lien hiérarchique selon les projets.
Au titre de l’activité de Projet Management Officer (PMO) dédié à un portefeuille de programmes, notamment dans le domaine des fonctions transverses (IDEES), de celui des activités porteuses de développement de ressources propres (ASDESR), ou des thématiques priorisées au sein des programmes du projet d’administration, pour chacun des projets et chantiers qui composent les programmes :
- Vous vous assurez que l’ensemble des étapes ou actions clés d’un projet sont définies et réalisées dans le respect des objectifs, des moyens et des délais, de façon optimale et en visant une transformation efficace à l’échelle de l’université.
- En particulier, vous veillez à la (ré)planification des chantiers sous tendus par chaque projet et vous vous assurez de leur exécution de façon cohérente en développant une vision globale pour atteindre de manière soutenable les objectifs du projet (utilisation et suivi des ressources).
- Dans un contexte de financements finis, vous contribuez à l’élaboration de scénarios de pérennisation ou d’évolution des actions clés au sein de l’établissement (analyse, conseils, calcul de risque, etc.)
- Vous apportez un soutien dans la définition et l’application des méthodologies de gestion de projet idoine au regard des projets et chantiers, particulièrement sous l’angle des moyens, des indicateurs de performance et des risques.
Au titre de l’activité transversale d’aide à la décision concernant l’ensemble des programmes obtenus dans le cadre des PIA / AMI France 2030,
- Vous êtes en charge du suivi des indicateurs de performance des programmes : collecte, consolidation et analyse et proposez des actions correctrices si nécessaire.
- Vous êtes appui pour toute formalisation de résultats et livrables attendus (rédaction des bilans et rapports annuels, mi-parcours ou de fin de projet), planification et lotissement, etc.
- Vous coordonnez le suivi de l’allocation et consommation des ressources humaines, financières et matérielles sur les différents projets, et veiller à leur optimisation dans le cadre des moyens alloués ; vous participez à toute mise en place d’outils et d’analyses quantitatives et qualitatives afin de sécuriser les hypothèses de trajectoires futures d’allocations de ressources et de moyens et d’aider à la décision ; vous êtes l’administrateur métier de la Direction des systèmes d’information décisionnels.
- Vous êtes en charge de la maîtrise des risques et du contrôle interne concernant le périmètre des actions et chantiers des programmes : identification, évaluation et suivi des risques et des dépendances inter-projets, et élaboration des plans d'atténuation.
- Vous assurez la coordination du travail relatif à toute activité de reporting dans ses volets quantitatifs : du relevé de décisions à la communication régulière et transparente aux parties prenantes, partenaires et instances des programmes (comités de pilotage, ANR, Caisse des dépôts et consignations, etc.) et produisez les rapports et supports afférents.
A ce titre, et en liaison étroite avec les coordinateurs et PMO de la Direction, vous serez l’interlocuteur privilégié pour la Direction Accompagnement, Traitement et Analyse de la donnée (DATA) ainsi que de la Direction des Affaires Financières de l'Université, son pôle contrôle de gestion des Programmes d'Investissements d'Avenir (PCG-PIA) et la Direction des Ressources humaines.
Enfin, en soutien de l’activité de la Directrice, vous serez amené à travailler en étroit partenariat avec la direction générale des services, dans la préparation des instances et le suivi de la mise en œuvre des décisions politiques.
