L'agent administratif d'accueil exerce ses missions au sein du Centre de Santé, en lien avec l'ensemble de l'équipe pluriprofessionnelle (médecins, infirmiers, psychologues, diététiciens, sage-femmes, secrétaires médicales, chargés de prévention, direction, etc.). Il/elle assure l'accueil des patients, la gestion administrative de leur parcours de soins et contribue au bon fonctionnement du Centre de Santé.
1.Accueil physique et téléphonique des usagers
L'agent administratif est le premier interlocuteur des patients et assure :
- L'accueil physique des étudiants et de l'ensemble des usagers du Centre de Santé.
- L'accueil téléphonique et la gestion des demandes d'information.
- L'écoute, le renseignement et l'orientation des patients vers les professionnels ou services compétents.
- L'information des usagers sur le fonctionnement du Centre de Santé et du Service de Santé Étudiante.
- La gestion des situations d'attente et la régulation des flux de patients.
- L'accueil des personnes en situation de vulnérabilité avec discrétion et bienveillance.
- La diffusion des informations relatives aux actions de prévention organisées par le SSE.
2. Gestion administrative des consultations
L'agent administratif assure la gestion administrative du parcours patient :
- Création, mise à jour et vérification des dossiers administratifs des patients.
- Enregistrement des droits administratifs (Assurance Maladie, complémentaires santé, mutuelles, AME, CSS, etc.).
- Vérification des pièces administratives nécessaires aux consultations.
- Gestion des rendez-vous via le logiciel métier (Doctolib ou équivalent).
- Accueil administratif avant les consultations.
- Gestion des annulations, reports et rappels de rendez-vous.
- Encaissement des consultations lorsque cela est nécessaire, conformément aux procédures du Centre.
- Édition des documents administratifs destinés aux patients.
- Gestion des feuilles de soins ou de la télétransmission selon l'organisation du Centre.
3. Gestion administrative du Centre de Santé
L'agent participe au bon fonctionnement administratif du Centre :
- Traitement du courrier postal et électronique.
- Gestion des courriels généraux du Centre de Santé.
- Classement, archivage et numérisation des documents administratifs.
- Gestion des dossiers administratifs dans le respect du secret professionnel et du RGPD.
- Participation au suivi de l'activité administrative.
- Contribution à la préparation des tableaux de bord et indicateurs d'activité.
- Participation à la gestion documentaire du service.
4. Appui au fonctionnement quotidien du Centre
L'agent contribue à l'organisation quotidienne du Centre de Santé :
- Gestion des plannings des professionnels selon les procédures établies.
- Préparation des consultations (vérification des dossiers administratifs, documents nécessaires).
- Gestion des fournitures administratives.
- Signalement des dysfonctionnements techniques ou logistiques.
- Participation à la coordination quotidienne avec les professionnels de santé.
- Contribution à la continuité de l'accueil pendant les horaires d'ouverture.
- Aide à l'organisation des campagnes de prévention, journées thématiques et événements organisés par le SSE.
- Participe à l’entretien et à la bonne tenue de l’espace de travail et du Centre
5. Travail en équipe et relations avec les partenaires
L'agent administratif exerce ses missions dans une démarche collaborative :
- Participation aux réunions d'équipe lorsque cela est nécessaire.
- Travail en collaboration avec l'ensemble des professionnels du Centre de Santé.
- Relations avec les organismes d'Assurance Maladie, mutuelles et partenaires administratifs.
- Relations avec les services administratifs de l'Université.
- Participation à l'amélioration continue de la qualité de l'accueil des usagers.
- Contribution à la qualité du parcours patient.
